Chaque service possède ses propres tâches administratives selon ses propres procédures. Plus le volume des données circulant dans l’entreprise et entre ces services est grand, plus il peut être difficile d’optimiser la gestion administrative en interne. Les principaux objectifs d’une bonne organisation des tâches, sont d’être efficace en passant le moins de temps possible sur chacune d’elles, en maîtrisant au mieux ses coûts de gestion. Il faut donc être capable de rester productif tout en maintenant un haut niveau de la qualité du travail accompli.
L’évolution numérique d’une entreprise peut aider à optimiser la gestion des tâches administratives et passe nécessairement par la digitalisation des procédés de gestion documentaire en interne. Afin d’accroître les performances de la société, la direction devra de ce fait poursuivre les processus de dématérialisation mis en place et rendre la gestion administrative multicanale et collaborative.
La numérisation de documents est l’une des conditions essentielles pour bénéficier d’une gestion administrative optimisée. De plus, elle préserve et conserve les documents originaux, ainsi que leur caractère probant tout en pérennisant de l’information.
Optimiser la gestion des documents en procédant à leur numérisation et en les archivant.
Automatiser les processus de gestion administrative, augmenter la performance et diminuer les coûts de gestion, sont les enjeux principaux de la dématérialisation de documents. Numériser des archives au format papier et se munir d’un système de gestion d’archives est primordial pour assurer une bonne organisation au sein d’une entreprise.
L’optimisation de la gestion administrative des documents inclut le fait d’intégrer les données dans un système unique d’information, de mettre en place des workflows, de faire le choix de la signature électronique, d’archiver au format numérique les documents dans un système sécurisé afin de protéger les informations.
La dématérialisation est un procédé efficace et fiable permettant d’optimiser la gestion des tâches récurrentes qui mobilisent au quotidien un ou plusieurs collaborateurs, pour être traitées. La digitalisation documentaire offre donc un véritable avantage pour gagner du temps et se consacrer à autre chose.
Ainsi, la numérisation des archives s’impose tout naturellement pour gérer les procédés administratifs incluant par exemple la gestion des bulletins de paie, des notes de frais, les factures clients et fournisseurs, les dossiers du personnel, les arrêts-maladies, les contrats de travail, les courriers et tous les documents qui circulent dans l’entreprise quotidiennement. De plus ce processus de gestion automatisé permet de répondre parfaitement aux nouvelles exigences réglementaires dans le cadre des lois déjà établies.
Actuellement, des experts en dématérialisation de documents proposent leurs services pour accompagner les entreprises dans leur démarche de numérisation et d’archivage électronique de documents. Les solutions proposées incluent le plus souvent un système d’informations unique et sécurisé dans lequel seront indexées toutes les données numérisées au préalable, afin d’être mise à disposition des utilisateurs en temps réel et à n’importe quel moment.
Numérisation et archivage de documents: La solution qui vous assure une bonne gestion administrative de l’entreprise
Effectuer la gestion administrative de son entreprise au format électronique permet de centraliser toutes les informations entrantes et sortantes, de les stocker et les organiser à moindre coût. Les documents deviennent facilement accessibles aux collaborateurs de l’entreprise. Cela limite également la survenance d’erreurs ou de doubles saisies. Grâce au développement des services de dématérialisation, les outils proposés à ce jour sont adaptés aux entreprises de toutes les tailles et pour tous les secteurs d’activité. En plus de favoriser un déploiement facile à mettre en œuvre et moins coûteux, les solutions de systèmes d’informations apportent aux utilisateurs une mise à jour quotidienne de l’information sans surcoût pour le souscripteur du service.
Au sein d’une entreprise, la numérisation de documents et l’archivage électronique permettent aussi une réduction des coûts de gestion. Que ce soit pour l’occupation de surface ou en temps consacré. Par ailleurs, les sociétés sont soumises à certaines obligations concernant les durées de conservation légales des documents, et de ce fait doivent être en mesure de produire les preuves demandées en cas de contrôle ou d’audit. Ceci, afin d’éviter tout problème en cas de litige.
Quelles sont les étapes à suivre pour numériser et archiver des documents afin d’améliorer la gestion administrative d’une entreprise ?
Pour réussir son projet de numérisation et d’archivage de documents, il peut être nécessaire de se faire accompagner par un spécialiste en solutions de dématérialisation. Le processus de numérisation et d’archivage numérique repose sur un procédé structuré et organisé en plusieurs étapes qu’il faut adopter.
Pour commencer, il faut recenser les documents générés par l’entreprise et faire un tri afin de sélectionner ceux qui possèdent une valeur juridique nécessaire pour être numériser et archiver systématiquement. Le but de cette étape est d’identifier les données qui auront une valeur probatoire.
Pour réussir son projet de numérisation et d’archivage de documents, il peut être nécessaire de se faire accompagner par un spécialiste en solutions de dématérialisation. Le processus de numérisation et d’archivage numérique repose sur un procédé structuré et organisé en plusieurs étapes qu’il faut adopter.
Pour commencer, il faut recenser les documents générés par l’entreprise et faire un tri afin de sélectionner ceux qui possèdent une valeur juridique nécessaire pour être numériser et archiver systématiquement. Le but de cette étape est d’identifier les données qui auront une valeur probatoire.
Une fois les documents identifiés, il est possible de leur attribuer leur durée de conservation selon la réglementation en vigueur. En effet, tous les documents n’ont pas la même durée de conservation selon leur typologie. Par exemple, les documents concernant les contrats de travail, les salaires, les régimes de retraite se conservent 5 ans, alors que les bons de commande, les bons de livraisons, les factures clients, les factures fournisseurs se gardent 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Cette étape réalisée, il faut ensuite définir les futures règles d’indexation pour retrouver par la suite les documents rapidement et facilement.
La préparation des archives fait suite à la définition du projet. Cela signifie qu’il va falloir les numériser pour qu’elles soient prêtes à être indexées dans le système d’archivage électronique.
Enfin, que vous décidiez de faire appel à une formule de dématérialisation clé en main ou non, il est important de formaliser les procédures d’archivage que vous avez souhaité installer dans l’entreprise. Cela équivaut à déterminer une périodicité d’archivage des documents, définir les droits d’accès pour chacun, et le niveau de sécurité voulu.
Pourquoi avoir recours à un spécialiste pour mettre en place un outil et un système d’archivage numérique ?
Il est intéressant de demander l’aide d’un professionnel si l’on a pour projet de numériser et d’archiver les documents de son entreprise. Aujourd’hui, avec le développement des solutions en dématérialisation, de plus en plus de formules performantes sont disponibles et proposées pour des budgets raisonnables. Un tel projet demande un grand investissement sur les plans de la réflexion, mais aussi pour sa mise en œuvre complète si l’on décide de se débrouiller tout seul.
L’avantage de faire appel à un expert, c’est que vous êtes déchargé de tout cela. Le spécialiste procédera à la transformation digitale de votre entreprise efficacement et rapidement après avoir évalué vos besoins et mis en place une stratégie selon une méthodologie testée et approuvée. Les experts en numérisation et archivage électronique, assurent par exemple le contrôle de gestion de la numérisation et de l’indexation, le contrôle du processus de transfert et de stockage des données, le contrôle de la qualité des documents numérisés, et peuvent ajuster et modifier la politique de numérisation ou d’archivage à tout moment si vous le souhaitez.
À ce titre, NODELYS propose un accompagnement personnalisé pour tous vos projets de numérisation et d’archivage de documents d’entreprise.
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