La dématérialisation, de quoi s’agit-il ?
La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s’agir tout simplement d’archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, etc, ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire, etc.
Les intérêts de l’aspect technologique
Si les documents existent préalablement sous forme physique – un bon de commande fournisseur, par exemple – il faut les scanner et les indexer, c’est-à-dire transformer l’image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel.
Les documents créés à l’aide d’un logiciel (courriers, factures) peuvent être insérés directement dans le processus métier correspondant.
Plusieurs solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire en ligne. L’utilisateur se connecte à un serveur distant sur lequel il dispose d’un logiciel d’application qui traite, enregistre, classe, etc, les documents envoyés. Les factures reçues par l’entreprise peuvent ainsi être enregistrées directement dans le logiciel de comptabilité et rapprochées des commandes.
L’automatisation des processus
La dématérialisation permet d’automatiser les processus de l’entreprise : comptabilité, finances, gestion des achats ou des ressources humaines, il est donc nécessaire de repenser le processus en question – et éventuellement de le réorganiser – avant de l’automatiser.
Les avantages
On estime qu’en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l’entreprise ! La dématérialisation réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papiers en circulation entre les services. Elle évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impressions. Cela a un impact important sur les coûts de traitement : 50% en moyenne !
Autre avantage, puisqu’ils n’attendent plus d’être copiés ou acheminés vers le bureau qui traite l’étape suivante, les documents dématérialisés sont traités plus rapidement. Le logiciel signale à chaque opérateur les documents électroniques qui attendent son intervention. Et les traitements sont effectués conformément aux règles fixées par l’entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur.
Enfin, moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d’encre utilisée se traduisent par une contribution significative à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.